Selon l'étude 2020 Nonprofit Leadership Impact Study, un tiers (33 %) des organisations à but non lucratif ont investi dans des outils qui facilitent l'optimisation de l'attribution des fonds, notamment des logiciels qui permettent d'obtenir des informations sur les données et de prendre des décisions plus judicieuses.
Mais la majorité d'entre elles (64 %) se disent incapables de mettre en œuvre des solutions numériques modernes en raison de contraintes budgétaires, alors qu'elles souhaiteraient le faire.
Une solution moderne conçue pour les organisations à but non lucratif devrait vous aider à suivre les fonds de subvention et les restrictions associées avec un haut degré de flexibilité. Elle doit comprendre une solution ERP unique, spécifique aux organisations à but non lucratif, entièrement intégré à d'autres fonctions telles que l'approvisionnement, les comptes créditeurs, le grand livre, les comptes débiteurs, la planification du personnel, les voyages et les dépenses, les feuilles de temps, l'attribution de subventions et la production de rapports.
Votre suite de solutions doit comprendre un moteur d'attribution des subventions et un module de gestion des financements après attribution pour vous aider à optimiser l'attribution des financements. Le tout doit être connecté à l'ensemble de l'entreprise par le biais d'une source unique de vérité, offrant un accès pertinent et facile aux données en temps réel.
Votre ERP doit vous permettre de relier les fonds de subvention à la gestion de projet, à la planification des ressources, à l'approvisionnement et aux flux de travail comptables dès le départ, en incluant les restrictions appropriées et en exerçant un contrôle aussi poussé que possible par le système. Cela permet d'éviter les erreurs ou les mauvaises interprétations, car la saisie des données ne se fait qu'une seule fois, tout en améliorant la transparence de l'avancement du projet en temps réel.
Votre solution ERP doit également comprendre un moteur d'allocation des subventions qui permet d'affecter les dépenses du projet à la source de financement optimale, ce qui se traduit par une augmentation des dépenses allouées aux subventions et remboursées par les donateurs. Vous aurez ainsi une excellente visibilité des exigences et de l'état d'avancement des projets, ce qui vous permettra d'affecter et de réaffecter les fonds là où ils auront le plus d'impact.
Le bon logiciel spécifique aux organisations à but non lucratif devrait vous aider à réduire les coûts indirects en vous aidant à allouer plus de coûts directement aux programmes. Le degré élevé de granularité des systèmes actuels signifie, par exemple, que si votre organisation achète des fournitures qui seront utilisées pour plusieurs projets, elle peut même répartir les petits coûts entre les fonds de programme et les fonds administratifs.
Si une personne est affectée à plusieurs programmes, le système doit être en mesure d'enregistrer le temps qu'elle consacre à chacun d'eux.
Avec un système moderne, les données sont actualisées en permanence. Il n'y a donc pas de délai pour obtenir des données de diverses sources, et de nombreux rapports peuvent être générés à la demande. Une meilleure comptabilité et de meilleurs rapports peuvent également être utiles dans les cas où des fonds doivent être déclarés après coup en vue d'un remboursement, ce qui permet de couvrir une plus grande partie des coûts grâce à un effort moindre et à une plus grande confiance dans l'affectation des dépenses.
De plus, les rapports ne sont pas uniquement destinés aux donateurs. Les dirigeants d'organisations à but non lucratif et les personnes sur le terrain peuvent bénéficier d'une meilleure visibilité des dépenses par rapport à la performance du programme. Cela permet une plus grande agilité et une meilleure réactivité face aux informations sur les dépenses par rapport à l'avancement du programme. En conséquence, les fonds peuvent être redirigés là où ils feront le plus de différence.
En utilisant des technologies avancées, telles qu'un assistant digital, les systèmes modernes vous permettent de présenter une feuille de temps pré-remplie que le personnel peut examiner et approuver. Cela permet d'améliorer la précision et l'utilisation du temps alloué aux programmes.
Cela améliore aussi considérablement l'expérience du personnel. En réduisant l'impact administratif sur vos collaborateurs et en leur donnant plus de confiance dans l'avancement de leurs projets, vous les libérez pour un travail plus utile et plus créatif, ce qui permet à vos équipes de faire plus de choses importantes : avoir un impact positif sur le monde.
Wanda – Assistant digital
Enfin, les modèles traditionnels d'acquisition de technologies de l'information impliquent un achat initial de capital et des frais de maintenance permanents, qui doivent tous deux être comptabilisés en tant que coûts indirects.
Aujourd'hui, vous pouvez investir dans la bonne technologie sur la base d'un logiciel en tant que service (SaaS). Cela signifie que vous pouvez réduire les dépenses d'investissement initiales tout en créant des dépenses d'exploitation permanentes prévisibles, qui sont plus faciles à budgétiser et qui réduisent les coûts globaux.
