Die Vorteile einer flexiblen Technologie

**Kann der Austausch veralteter Systeme Ihre gemeinnützige Organisation effektiver machen und ihre Flexibilität erhöhen?**

Investieren, um etwas zu bewirken

60% der gemeinnützigen Organisationen gaben an, dass 30% oder weniger ihrer Spendensammlungsbemühungen über digitale Kanäle erfolgten, gemäß der "2023 Nonprofit Leadership Impact Study" von NonProfit PRO.

In derselben Studie nannten gemeinnützige Organisationen das Erreichen der richtigen Zielgruppe oder den Aufbau einer starken Gemeinschaft als ihre Hauptprobleme, um mehr Spendensammlungen auf digitale Kanäle zu verlagern, obwohl digitale Kommunikation ihre wichtigste Strategie zur Spenderbindung war.

Eine moderne Lösung, die für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde, sollte Ihnen dabei helfen, den Überblick über Fördermittel und die damit verbundenen Beschränkungen zu behalten und dabei ein hohes Maß an Flexibilität bieten. Sie sollte ein einziges, auf gemeinnützige Organisationen zugeschnittenes ERP-System umfassen, das vollständig in andere Funktionen wie Beschaffung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung, Personalplanung, Reise- und Spesenabrechnung, Zeiterfassung, Untervergabe und Berichterstattung integriert ist.

Wir helfen Ihnen, die wahren Kosten des Nichtstuns aufzudecken:

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Ihre Finanzierung, optimiert

Ihr Lösungspaket sollte ein Modul für die Zuweisung von Fördermitteln und ein Modul für die Verwaltung der Fördermittel nach der Bewilligung umfassen, um die Mittelzuweisung zu optimieren. Und alles sollte unternehmensweit über einer zentralen Plattform verbunden sein, die einen relevanten, einfachen Zugang zu Echtzeitdaten bietet.

Ihr ERP-System sollte es Ihnen ermöglichen, Fördermittel im Vorfeld mit Projektmanagement-, Ressourcenplanungs-, Beschaffungs- und Buchhaltungsabläufen zu verknüpfen, und zwar unter Berücksichtigung der entsprechenden Einschränkungen und mit so viel systemgesteuerter Kontrolle wie möglich. Dies hilft, Fehler oder Fehlinterpretationen zu vermeiden, da die Dateneingabe nur einmal erfolgt, und verbessert gleichzeitig die Transparenz des Projektfortschritts in Echtzeit.

All diese Funktionen sind derzeit verfügbar und werden bereits von gemeinnützigen Organisationen auf der ganzen Welt genutzt. Für die Zukunft sehen wir sogar die Entwicklung einer Rule-Engine vor, die mit Hilfe von maschinellem Lernen die beste Art und Weise der Zuweisung von Fördermitteln auf der Grundlage der Vereinbarung und der damit verbundenen Regeln und Beschränkungen vorschlägt - der Nutzer müsste nur der vorgeschlagenen Zuweisung zustimmen, und die Regeln könnten für jeden Geber maßgeschneidert werden.

Bessere Kostenzuweisung

Ihre ERP-Lösung für gemeinnützige Organisationen sollte auch eine Zuweisungsfunktion enthalten, mit der die Projektausgaben der optimalen Finanzierungsquelle zugeordnet werden können. Dadurch erhalten Sie einen hervorragenden Überblick über die Projektanforderungen und den Projektstatus, so dass Sie die Mittel dorthin zuweisen und umverteilen können, wo sie die größte Wirkung erzielen.

Die richtige Software für gemeinnützige Organisationen sollte Ihnen helfen, indirekte Kosten zu reduzieren, indem Sie mehr Kosten direkt den Programmen zuweisen. Der hohe Grad an Granularität in den heutigen Systemen bedeutet, dass Ihre Organisation z. B. beim Kauf von Verbrauchsmaterialien, die für mehrere Projekte verwendet werden, sogar kleine Kosten zwischen Programm- und Verwaltungsfonds aufteilen kann.

Mit der richtigen Software lässt sich auch die Zeit Ihrer Mitarbeitenden genauer den Programmen zuordnen; und wenn jemand mehreren Programmen zugewiesen ist, sollte das System in der Lage sein, zu erfassen, wie viel Zeit er für jedes einzelne Programm aufwendet.

Verbesserte Berichterstattung

Mit einem modernen System sind die Daten immer auf dem neuesten Stand, so dass es keine Verzögerungen bei der Eingabe von Daten aus verschiedenen Quellen gibt, und Berichte können auf Abruf erstellt werden. Bessere Buchhaltung und Berichterstattung können auch in Fällen helfen, in denen Gelder nachträglich für die Erstattung gemeldet werden müssen: Sie können einen größeren Teil Ihrer Kosten decken, weil der Aufwand geringer ist und Sie mehr Vertrauen in die Zuordnung der Ausgaben haben.

Außerdem ist die Berichterstattung nicht nur für Spender wichtig. Gemeinnützige Führungskräfte und Mitarbeitende vor Ort können von einer besseren Transparenz der Ausgaben im Vergleich zur Programmleistung profitieren. Dies ermöglicht mehr Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf Erkenntnisse über Ausgaben und Programmfortschritt. Infolgedessen können die Mittel dorthin umgeleitet werden, wo sie am meisten bewirken.

Verbesserte Mitarbeitendenerfahrung

Moderne Systeme mit fortschrittlichen Technologien wie einem digitalen Assistenten ermöglichen Mitarbeitern die Einreichung vorausgefüllter Stundenzettel zur Überprüfung und Genehmigung, was die Genauigkeit und Nutzung der programmierten Arbeitszeiten verbessert.

Es verbessert auch die Mitarbeitendenerfahrung drastisch. Wenn Sie den Verwaltungsaufwand für Ihre Mitarbeitenden reduzieren und ihnen mehr Vertrauen in ihren Projektfortschritt geben, haben sie mehr Zeit für wertvollere Arbeit und mehr Kreativität. So können Ihre Teams mehr von dem tun, was wichtig ist: einen positiven Einfluss auf die Welt ausüben.

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Geringere Systemkosten

Herkömmliche IT-Beschaffungsmodelle beinhalten eine Kapitalanschaffung und eine laufende Wartungsgebühr, die beide als indirekte Kosten verbucht werden müssen.

Heute können Sie in die richtige Technologie auf Software-as-a-Service-Basis (SaaS) investieren. Das bedeutet, dass Sie die Anfangsinvestitionen reduzieren und gleichzeitig die laufenden Betriebskosten vorhersehbar machen können, was die Budgetierung erleichtert und die Gesamtkosten senkt.

Lesen Sie den IDC-Bericht