Beregn kostnadene ved økonomisk transformasjon

Utfordringer og løsninger

Institusjoner som prioriterer teknologi og innovasjon, kan få økonomiavdelingen til å lede an den digitale transformasjonen i institusjonen og vise vei for andre viktige avdelinger.

Selv om skyløsninger ofte gir langsiktige kostnadsbesparelser og økt verdi over tid, kan det være betydelige forhåndskostnader forbundet med planlegging, migrering, implementering og potensiell leverandørbinding som bør tas i betraktning, som for eksempel:

^{Utfordringer ved økonomisk transformasjon}

Kostnader for skreddersydde løsninger

Institusjonens spesifikke behov og prioriteringer vil påvirke valg av leverandør og prioritering av kapasiteter.

Ved å velge en skreddersydd eller spesialtilpasset løsning risikerer institusjonene økte designkostnader, forsinket levering, treg innføring og løpende utviklingskostnader. Økonomiplattformer med innebygd beste praksis for bransjen og standard regnskapsrutiner eller standardrapportering gir raskere verdiskapning.

Budsjettbegrensninger

Institusjoner for høyere utdanning har ofte stramme budsjetter, noe som gjør det utfordrende å sette av midler til skymigrering.

Større institusjoner med mer kompleks økonomidrift kan bruke en større andel av budsjettet på økonomisystemer. Det er allment akseptert at økonomisystemer utgjør en betydelig kostnad for institusjoner for høyere utdanning. Selv om det ikke finnes noe eksakt tall, tyder estimater på at det kan dreie seg om alt fra 2 % til 10 % av det totale transformasjonsbudsjettet.

Styring og kontroll

Databehandling i skyen innebærer en delt ansvarsmodell mellom skyleverandøren og institusjonen. Dette kan føre til bekymringer når det gjelder datastyring og kontroll – det krever nøye planlegging og overvåking å sikre compliance med regelverk og håndtere risikoer knyttet til skybaserte systemer.

Teknisk ekspertise og manglende ferdigheter

Noen institusjoner kan mangle den nødvendige tekniske ekspertisen for å kunne administrere et sky- eller SaaS-transformasjonsprogram på en effektiv måte.

Implementering og opplæring av medarbeidere i bruk av nye skybaserte verktøy og prosesser kan være tidkrevende og ressurskrevende. Å sikre tredjepartsekspertise kan øke de innledende kostnadene, men vil fremskynde leveransen og innføringen, og dermed redusere de totale kostnadene og øke verdiskapningen.

Kulturell motstand mot endring

Noen kan være imot endringer og kan være nølende til å ta i bruk ny teknologi, og bruk av skyen kan kreve en betydelig omlegging av prosesser, noe som kan være forstyrrende og tidkrevende.

Overvinn utfordringene i forbindelse med økonomisk transformasjon

For å øke effektiviteten til ethvert transformasjonsprogram må du gjennomføre en grundig due diligence og nøye planlegging.

Institusjonene bør evaluere skyleverandørene grundig, og vurdere deres sikkerhetspraksis, compliancesertifiseringer og servicenivåavtaler, i tillegg til bransjekompetanse, kunnskap om bransjekrav og tilkobling til bransjespesifikke datakilder.

IT-avdelingen må samarbeide med toppledelsen om å utvikle en omfattende skystrategi som skisserer organisasjonens mål, identifiserer potensielle risikoer og utformer strategier for å redusere dem. Planen bør omfatte alle systemene som er i bruk i dag, og hvordan de oppfører seg i et rent skymiljø, eller om de allerede er erstattet av skybaserte applikasjoner.

HR bør også investere i opplæring og utdanning for å gi medarbeiderne de nødvendige ferdighetene til å bruke skybaserte verktøy på en effektiv og sikker måte. Det er viktig å holde dem engasjert fra starten av og gjennom prosessendringene for å fjerne hindringer og øke oppslutning om og gjennomføring av den digitale transformasjonen.

Samarbeid mellom IT- og økonomiteamene bør prioriteres for å sikre en smidig overgang til skyen. Ved å bringe alle interessenter sammen for å dele kunnskap og ferdigheter, kan strategien enkelt gjennomføres og tilpasses etter behov.

Ved å ta tak i disse utfordringene og implementere beste praksis kan organisasjoner for høyere utdanning lykkes med å ta i bruk skyløsninger for økonomi og høste fordelene av økt effektivitet, kostnadsbesparelser og bedre beslutningsprosesser.