De kosten van financiële transformatie berekenen

Uitdagingen en oplossingen

Instellingen die prioriteit geven aan technologie en innovatie kunnen hun financiële afdeling de voorloper laten zijn voor digitale transformatie en deze zo de weg te laten wijzen voor andere belangrijke afdelingen.

Hoewel cloudoplossingen vaak kostenbesparingen op de lange termijn bieden en na verloop van tijd een hogere waarde, kunnen er aanzienlijke aanloopkosten zijn waar rekening mee moet worden gehouden in verband met planning, migratie, implementatie en met welke potentiële aanbieders in zee wordt gegaan, zoals:

^{Uitdagingen van financiële transformatie}

Kosten van maatwerk

De specifieke behoeften en prioriteiten van de instelling zijn van invloed op de selectie van aanbieders en capaciteiten.

Door te kiezen voor een op maat gemaakte oplossing lopen instellingen het risico op hogere ontwerpkosten, vertraging bij de oplevering, trage adoptie en doorlopende ontwikkelingskosten. Financiële platforms met ingebouwde best practices uit de sector en standaard boekhoudroutines of kant-en-klare rapportages bieden een snellere time-to-value.

Budgettaire beperkingen

Instellingen voor hoger onderwijs werken vaak met krappe budgetten, waardoor het een uitdaging is om geld vrij te maken voor de migratie naar de cloud.

Grotere instellingen met complexere financiële operaties kunnen een hoger percentage van hun budget toewijzen aan financiële systemen. Algemeen wordt aangenomen dat financiële systemen een aanzienlijke kostenpost vormen voor instellingen in het hoger onderwijs. Hoewel er geen exact cijfer is, suggereren schattingen dat het kan variëren van 2% tot 10% van het totale transformatiebudget.

Bestuur en controle

Cloud computing gaat gepaard met een model van gedeelde verantwoordelijkheid tussen de cloudaanbieder en de instelling. Dit kan leiden tot problemen met gegevensbeheer en -controle - om er namelijk voor te zorgen dat de regelgeving wordt nageleefd en om de risico's van cloudgebaseerde systemen te beheren, is zorgvuldige planning en toezicht vereist.

Technische expertise en lacunes in vaardigheden

Sommige instellingen missen mogelijk de benodigde technische expertise om een cloud- of SaaS-transformatieprogramma effectief te beheren.

De implementatie en training van personeel om nieuwe cloudtools en -processen te gebruiken kan tijdrovend en arbeidsintensief zijn. Gebruik maken van de expertise van derden kan de initiële kosten verhogen, maar zal de levering en ingebruikname versnellen, waardoor de totale kosten lager worden en de time-to-value toeneemt.

Culturele weerstand tegen verandering

Sommige werknemers kunnen tegen verandering zijn en aarzelen om nieuwe technologieën in de hand te nemen, en het overstappen op de cloud kan een aanzienlijke re-engineering van processen vereisen, wat ontregelend en tijdrovend kan zijn.

De uitdagingen van financiële transformatie overwinnen

Om de effectiviteit van een transformatieprogramma te vergroten, moet je een grondige due diligence en zorgvuldige planning uitvoeren.

Instellingen moeten cloudaanbieders grondig evalueren en daarbij kijken naar hun beveiligingspraktijken, compliance-certificeringen en serviceniveau-overeenkomsten, maar ook naar hun capaciteiten, kennis van branchevereisten en connectiviteit met branchespecifieke gegevensbronnen.

IT moet samenwerken met de C-suite om een allesomvattende cloudstrategie te ontwikkelen die de doelen van de organisatie schetst, potentiële risico's identificeert en strategieën voor risicobeperking opstelt. Het plan moet betrekking hebben op alle systemen die nu in gebruik zijn en hoe ze zich gedragen in een exclusieve cloudomgeving, of als ze al zijn vervangen door applicaties die gemaakt zijn voor de cloud.

HR moet ook investeren in training en opleiding om het personeel te voorzien van de nodige vaardigheden om cloudtools effectief en veilig te gebruiken. Het is essentieel om het personeel vanaf het begin en tijdens de procesverandering betrokken te houden, om obstakels weg te nemen en de adoptie en uitvoering van de digitale transformatiestrategie te versterken.

Samenwerking tussen IT- en financiële teams moet prioriteit krijgen om een soepele overgang naar de cloud te garanderen. Door alle belanghebbenden samen te brengen om kennis en vaardigheden te delen, kan de strategie gemakkelijk worden uitgevoerd en waar nodig worden aangepast.

Door deze uitdagingen aan te gaan en best practices te implementeren, kunnen organisaties in het hoger onderwijs met succes cloudoplossingen voor financiën implementeren en de vruchten plukken van verhoogde efficiëntie, kostenbesparingen en verbeterde besluitvorming.