Moderniseren en stroomlijnen van back-office-activiteiten

De overstap naar SaaS is niet alleen ingegeven door kostenreductie, want ERP in de cloud opent de deur naar een wereld van mogelijkheden waarmee instellingen in het hoger onderwijs hun productiviteit kunnen verhogen, tijdrovende processen kunnen herinrichten en controle kunnen krijgen over hun activiteiten.

Voor de meeste instellingen gaat het streven naar kostenbesparende oplossingen gepaard met de wens om de kernactiviteiten te moderniseren. Wanneer processen en administratieve systemen worden geoptimaliseerd met Cloud ERP, kunnen instellingen hun tijd en energie richten op hun kerndoel: studenten meerwaarde bieden aan studenten.

Laten we eens kijken naar een aantal van de belangrijkste mogelijkheden om ons op te richten.

_{Gebruikerservaring}

Verschillende cloudmogelijkheden gaan verder dan automatiseren en maken de gebruikerservaring van de back-office eenvoudiger. Van minder beveiligingsproblemen tot selfservice voor werknemers, hybride werken kunnen aanbieden en meer: Cloud ERP-systemen zorgen voor een flexibelere en productievere gebruikerservaring.

Dit is niet alleen nuttig om modern talent te behouden, maar ook om aankomend talent de verwachting te kunnen geven dat instellingen gebruikersgeoptimaliseerde systemen en digitale mogelijkheden hebben, zodat ze zich kunnen richten op een betere studentenervaring in plaats van handmatige gegevensverwerking, repetitieve gegevensinvoer, consolidatie van meerdere spreadsheets en meer.

_{Automatisering en AI}

AI, automatisering en machine learning worden in steeds meer sectoren gevraagd om gebruikers meer mogelijkheden te geven, handmatige gegevenstaken te verminderen, fouten te verminderen en de productiviteit te verhogen.

Deloitte is het hiermee eens: “Door AI te gebruiken voor het uitvoeren van alledaagse bedrijfstaken kunnen instellingen mogelijkheden ontsluiten om kosten te verlagen en efficiëntie te verhogen. Op regels gebaseerde en routinematige activiteiten en processen zijn ideaal voor AI-ondersteuning, waardoor medewerkers tijd kunnen vinden voor creatievere, gespecialiseerde en persoonlijke taken die een positieve invloed hebben op de instelling.”

Met geautomatiseerde workflows op financieel gebied kun je de efficiëntie verhogen en taken verfijnen die je grootste talenten in de weg zitten en vermoeien, en het risico op fouten en afwijkende uitgaven verminderen.

AI kan grote hoeveelheden gegevens verwerken, onverwachte veranderingen in factureringsroutines of gegevensverwerking identificeren en anomalieën herkennen - zodat je mensen weer tijd hebben om zich te richten op het leveren van waarde aan je studenten, door je activiteiten te optimaliseren, gebieden te identificeren waarop je kosten kunt besparen en je inkomstenstromen kunt vergroten.

_{Systeeminteroperabiliteit}

Het hoger onderwijs genereert meer gegevens dan ooit, waardoor meerdere systemen en applicaties nodig zijn in een traditionele aanpak. Toch zullen de instellingen met moderne en uitbreidbare systemen die op maat gemaakte oplossingen kunnen maken voor nieuwe rapportage- en compliance-eisen meer succes hebben dan die welke nog steeds rigide systemen gebruiken. Of het nu gaat om het creëren van een nieuwe rapportageworkflow om aan te passen aan veranderende compliancerapportagemaatregelen, of gewoon om gebruikers in staat te stellen hun systemen uit te breiden met lowcode tools; uitbreidbaarheid is de sleutel tot de voortzetting en optimalisatie van de activiteiten en processen die de cloud mogelijk maakt.

Moderne SaaS back-officesystemen vertrouwen op de integratie van externe toepassingen met je centrale ERP om de dagelijkse werkzaamheden tegelijk alomvattend en eenvoudig te maken, waarbij lastige processen zoals gegevensoverdracht, het gebruik van meerdere versies van de waarheid en nog veel meer van de hand worden gedaan.

Veel leveranciers bieden een eenvoudiger integratieproces met partneroplossingen of een uitbreiding van functionaliteit met low-code tools. De gegevensstroom kan echter eenvoudiger worden beheerd in de digitale systemen van de cloud via API's (Application Programming Interfaces).

API's zijn de bemiddelaars die ervoor zorgen dat de ene applicatie kan communiceren met de andere. API's zorgen ervoor dat ERP eenvoudig gebruik kan maken van gegevens uit je externe systemen, waardoor tijdrovende gegevensprocessen niet meer nodig zijn.

Unit4 Platfom

_{Geavanceerde rapportagemogelijkheden om naleving te beheren}

Zowel wereldwijd als lokaal is wettelijke en nalevingsrapportage complexer en uitgebreider geworden.

Hoewel het concept van milieu-, sociale en bestuurlijke (ESG) verslaglegging wereldwijd aan populariteit wint, is de toepassing ervan nog steeds beperkt tot de gegevens die een organisatie lokaal kan verzamelen. Op dit moment geven veel instellingen prioriteit aan operationele uitdagingen zoals financiële duurzaamheid boven het implementeren van ESG-praktijken.

Instellingen lopen het risico op minder financiering en hebben te maken met beperkte middelen door het gebrek aan mogelijkheden voor ESG-rapportage. Het beschermen van de reputatie van de organisatie is echter van het grootste belang, omdat dit direct van invloed is op het publieke imago en uiteindelijk op de studentenaantallen, en statutaire rapportages zoals die over diversiteit, gelijkheid en inclusie mogen niet worden genegeerd.

IFRS16 leaseverslaglegging is aantoonbaar de meest significante verandering in verslaglegging in meer dan 30 jaar, en instellingen moeten een strategie hebben om aan deze boekhoudstandaard te voldoen om ervoor te zorgen dat hun organisatie niet in de problemen komt door er niet aan te voldoen. Instellingen die nog oude systemen gebruiken, zullen het lastig krijgen met het lopende IFRS16-beheer, wat nog meer handmatig werk oplevert voor interne financiële teams.