Gebruikscasus:
Projectoverzicht
en workflow
In deze paper wordt een voorbeeldproject
beschreven waarbij ERPx wordt gebruikt
om omzetverantwoording te ondersteunen.
Projectgegevens
Naam project:
Implementatie bedrijfssysteem
Klant:
ABC Corporation
Type:
Contract met vaste prijs
Totale contractwaarde:
$500,000
Duur:
Zes maanden
Startdatum:
1 januari
Einddatum:
30 juni
Hulpmiddelen
Senior consultant:
$200/uur
Junior analyst:
$100/uur
Projectmanager:
$150/uur
1. Projectopzet en toewijzing van resources
Het project wordt aangemaakt in het ERP-systeem met mijlpalen en deliverables.
Resources (Senior Consultant, Junior Analist en Projectmanager) worden toegewezen, elk met hun eigen factureringstarieven.
2. Tijd en onkosten bijhouden (januari)
Resources loggen uren en uitgaven tegen het project:• Senior adviseur: 120 uur• Junior Analist: 160 uur• Projectmanager: 80 uur
Probleem
Handmatig bijhouden leidt vaak tot inconsistenties en fouten in tijd- en onkostenrapportages.
ERPx biedt een gecentraliseerd platform voor het registreren van tijd en uitgaven. Het is overal toegankelijk, wat zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid. Geautomatiseerde herinneringen en validaties helpen fouten en omissies te minimaliseren.
3. Maandelijkse opbouw van WIP-rekeningsaldo (eind januari)
Als project met een vaste prijs worden de actuals gebruikt om het % van completion te berekenen. Het % van completion bepaalt de totale opbrengst en de WIP kan gelijk zijn aan dit bedrag als er nog niets is gefactureerd.
ERPx berekent het Work-in-Progress (WIP) voor januari:
Senior Consultant: 120 uur * $200 = $24,000
Junior Analist: 160 uur * $100 = $16,000
Projectmanager: 80 uur * $150 = $12,000
➞
Totale werkelijke kosten voor januari:
$24,000 + $16,000 + $12,000 = $52,000
% van completion op basis van actuals:
$52,000 / $260,000 = 20%
Omzetverantwoording voor januari:
20% van $500,000 = $100,000
Er wordt een overlopende post van $ 100.000 geboekt op de WIP-rekening.
Het handmatig berekenen van Work-in-Progress (WIP) aan het einde van de maand kan tijdrovend en foutgevoelig zijn.
ERPx automatiseert de berekening van Work-in-Progress (WIP) door gelogde uren en uitgaven gedurende de maand samen te voegen.
Het zorgt voor de nauwkeurigheid van de boekingen op transactiebasis, waardoor de tijd en inzet die nodig zijn voor de maandafsluiting afnemen. Met ERPx kunnen projectmanagers indien nodig ook het % van completion bijwerken op basis van vooraf gedefinieerde criteria en mijlpalen. Dit zorgt voor een meer objectieve en gestandaardiseerde benadering van het bijhouden van de voortgang.
4. Berekening omzetverantwoording (eind januari)
Omzetverantwoording gebeurt op basis van het bijgewerkte % van completion:
Vaste-prijs omzetverantwoording voor januari:
Inkomsten per type bron (gebaseerd op hun gelogde uren en tijdkosten):
Senior Consultant:
(120 uur / totaal aantal uren 360) * $100,000 = $33,333
Junior Analist:
(160 uur / totaal aantal uren 360) * $100,000 = $44,444
(80 uur / totaal aantal uren 360) * $100,000 = $22,222
Het nauwkeurig berekenen van omzetverantwoording kan complex zijn, vooral met verschillende regels voor verschillende projecten.
ERPx ondersteunt verschillende methoden voor omzetverantwoording, waaronder percentage van completion, afronding contract en tijd en materiaal.
Het automatiseert berekeningen op basis van de gekozen methode om nauwkeurigheid en naleving van boekhoudstandaarden te garanderen. ERPx kan omgaan met verschillende regels voor omzetverantwoording en automatisch de juiste regel toepassen op basis van de opzet van het project, waardoor een consistente en nauwkeurige omzetverantwoording voor alle projecten wordt gegarandeerd.
5. Maandafsluiting en rapportage (eind januari)
Het ERP-systeem verwerkt alle WIP-overboekingen en omzetboekingen.
Er worden financiële rapporten gegenereerd:• Erkende omzet: $100,000• WIP-saldo: $52,000• Voortgang van het project: 20% compleet
Rapporten worden door het financiële team gecontroleerd op nauwkeurigheid en naleving.
Maandafsluiting kan tijdrovend en foutgevoelig zijn als het handmatig wordt gedaan.
ERPx automatiseert de processen voor de maandafsluiting, waaronder WIP-overboekingen, omzetboekingen en aanpassingen. Het genereert nauwkeurige financiële rapporten, bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
