KROK 2

**Dostępne rozwiązania**

Digitalizacja procesów HR to dziś konieczność

Potrzeba implementacji cyfrowych rozwiązań doskonale uwypukliła się w ostatnich latach, na co wskazują czynniki, które opisaliśmy w Kroku nr I.

Żyjemy w świecie, jaki jeszcze nie tak dawno znany nam był wyłącznie z książek Sci-fi. To, co kiedyś wydawało się futurystyczne – jest teraźniejszością. Smartfony, laptopy, komunikatory wideo, interaktywne tablice online umożliwiają nam wykonywanie obowiązków zawodowych (i nie tylko) bez konieczności wychodzenia z domu. Z każdego miejsca na ziemi.

Początki innowacyjnych rozwiązań z reguły są trudne. Ostatnie lata pokazały jednak, że zamykanie się na nowoczesne technologie może skutkować poważnymi konsekwencjami, a nawet stanowić warunek funkcjonowania organizacji.

Bardzo dokładnie uwidoczniło się to podczas pandemii, a w szczególności na jej początku, gdy wiele firm było zmuszonych przenieść swoje działania do rzeczywistości online. Zmiana podejścia do wielu procesów i technologiczne dostosowanie do nowych realiów stało się nieodzowne. Firmy, które już wcześniej zaimplementowały rozwiązania z zakresu cyfryzacji HR, dosyć szybko poradziły sobie z nową rzeczywistością – sprawnie przeszły w tryb pracy zdalnej i obsługę zdalną pracowników. Teraz odcinają kupony od digitalizacji.

Powyższe tylko utwierdza nas w przekonaniu, że digitalizacja obszarów HR to inwestycja w pracowników, w firmę, w przyszłość.

Nowoczesne rozwiązania technologiczne usprawniają pracę HR-owców oraz menedżerów biorących aktywny udział w procesach kadrowych i powodują, że ich czas jest rzeczywiście poświęcony czynnościom, które stanowią wartość dodaną dla firmy.

Tego typu rozwiązania oferuje Unit4 Teta.
Innowacyjne programy i aplikacje precyzyjnie
trafiają w potrzeby użytkowników.

Dowiedz się, jakie są filary
100% digitalizacji procesów
HR w Twojej firmie.

1. E-teczki

Pierwszym elementem, który znacząco ułatwi funkcjonowanie działu HR i zwiększy efektywność obsługi spraw pracowniczych, jest moduł e-Teczki dostępny w aplikacji Teta HR. Jest to oprogramowanie, umożliwiające prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Firmy, które jako pierwsze zdecydowały się na wprowadzenie elektronicznych akt osobowych już dzisiaj dostrzegają korzyści z zastosowanego rozwiązania.

Oprogramowanie umożliwia:

✔︎	obsługę spraw pracowniczych bez konieczności przyjścia do biura, co jest szczególnie ważne w trybie pracy hybrydowej,
✔︎	przyspieszenie dostępu do teczek pracowników i pojedynczych dokumentów z akt,
✔︎	usprawnienie procesów kadrowych.

Do prowadzenia elektronicznych akt osobowych – na równi z tradycyjnymi papierowymi – uprawnia Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).

Funkcjonalność rozwiązań informatycznych do obsługi teczek elektronicznych jest określona przez wymagania technologiczne postawione w rozporządzeniu. Z kolei użyteczność aplikacji, a co za tym idzie – odnoszone korzyści – zależą od architektury rozwiązania, funkcji bedących odpowiedzią na potrzeby i dowiadczenia użytkowników oraz automatyzacji procesów dostępnych w oprogramowaniu.

Moduł e-Teczki jest powiązany z kluczowymi funkcjami kadrowymi systemu Teta HR i portalem samoobsługi pracowniczej Teta ME. Dzięki temu umożliwia specjalistom HR prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej w sposób optymalny.

Teta HR łączy kolejne kroki obsługi dokumentacji pracowniczej w logiczną sekwencję zdarzeń: od wniosku inicjującego proces, poprzez akceptację decydentów, przygotowanie dokumentu w kadrach, przedstawienie dokumentu przedstawicielom pracodawcy i pracownikowi, po umieszczenie podpisanego dokumentu w e-teczce.

Jakie funkcjonalności dostarcza moduł e-Teczki?

przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej wraz z kompletem metadanych,
automatyczne dołączanie elektronicznych dokumentów pracowniczych do akt osobowych,
podpisywanie dokumentów elektronicznych przez obie strony – pracodawcę i pracownika,
dołączanie elektronicznego odwzorowania dokumentów papierowych z kompletem wymaganych danych,
automatyzację w zakresie numeracji akt i dokumentów oraz umieszczania dokumentów w odpowiednich częściach akt,
usuwanie przeterminowanych dokumentów w odniesieniu do przepisowych terminów (RODO oraz dane o karach porządkowych),
sprawne wyszukiwanie dokumentów w aktach wg metadanych,
tworzenie kopii elektronicznej dokumentacji z e-teczek,
tworzenie kopii papierowej dokumentacji z e-teczek,
udostępnienie elektronicznych akt pracownikowi,
zaangażowanie menedżerów w procesy przetwarzania wybranych dokumentów pracowniczych,

Myślę, że realizacja projektu digitalizacji HR może naprawdę zbudować nową jakość i pomóc nam przyciągnąć przyszłe talenty. Tak wnioskuję patrząc na różnorodność zespołów, które dzisiaj już mamy w organizacji oraz na nadpływające pokolenie Z, które digitalizację ma w DNA. Wychowało się ono w świecie technologii, jednocześnie może nam pomóc i być ambasadorami zmiany w tym właśnie procesie transformacji cyfrowej. Dzisiejsi dwudziestolatkowie będą wybierać tych pracodawców, którzy będą im zapewniali nowoczesne, przyjazne, zdigitalizowane środowisko pracy, nie zapominając oczywiście o roli człowieka.

^{Tina Sobocińska liderka networku}^{Digital HR Champions*}

Posłuchaj podcastu

*Cytat pochodzi z cyklu podcastów „Praktycznie o digitalizacji HR”. Posłuchaj całości

Czy aplikacja jest zgodna z wymogami prawnymi?

Tak, oprogramowanie Teta e-Teczki zapewnia prowadzenie teczek pracowników zgodnie z wymogami określonymi w przepisach:

✔︎	oddzielnie dla każdego pracownika,
✔︎	w podziale na części A, B, C, D, E
✔︎	z zachowaniem porządku chronologicznego dokumentów w poszczególnych częściach,
✔︎	z kompletem metadanych opisujących dokument.

Dokumenty przechowywane w e-Teczkach są ponumerowane, a ich lista jest widoczna od razu po wejściu do odpowiedniej teczki pracownika.

Oprogramowanie e-Teczki spełnia wymagania dotyczące przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej i w połączeniu z kompleksową polityką bezpieczeństwa środowiska informatycznego zapewnia realizację elementów wskazanych w §9 i §10 ww rozporządzenia.

Dokumentacja obsługiwana w elektronicznych teczkach Teta HR jest:

Zauważamy, że coraz więcej firm przechodzi na dokumenty elektroniczne. Przedsiębiorcy widzą w tym wiele korzyści, zarówno jeżeli chodzi o kwestie praktyczne, jak i funkcjonalne, więc zadają sobie trud, aby dokumenty, które oryginalnie były w formie papierowej, przenieść na wersję elektroniczną i w takiej formie je używać.

^{Karol Brucko-Stępkowski mecenas z Kancelarii SBS}

Posłuchaj podcastu

*Cytat pochodzi z cyklu podcastów „Praktycznie o digitalizacji HR”. Posłuchaj całości

2. Digitalizacja archiwum

Przedstawiając cyfrową transformację HR nie sposób pominąć procesu, który umożliwia kompletną digitalizację papierowej dokumentacji pracowników.

Akta osobowe jednego pracownika muszą być prowadzone w jednej wybranej formie:
papierowej lub elektronicznej. Jeżeli decydujemy się na teczkę elektroniczną, to historyczna papierowa dokumentacja pracownika musi być odwzorowana w postaci cyfrowej.

Wymóg zachowania jednej postaci akt osobowych (papierowej lub elektronicznej) nie dotyczy całego archiwum teczek, ale pojedynczej teczki pracownika. Dlatego proces digitalizacji można przeprowadzić dla akt osobowych:

✔︎	wszystkich aktualnie zatrudnionych pracowników,
✔︎	wybranej grupy pracowników, np. jednego pionu, jednego oddziału,
✔︎	pracowników aktualnie zatrudnionych oraz archiwalnych teczek pracowników, którzy nie pracują już w firmie.

Decyzja o zakresie digitalizacji akt osobowych zależy od zasobów i czasu przeznaczonego na projekt, a przede wszystkim od celu, jaki przyświeca projektowi transformacji cyfrowej. Jeżeli zdecydujemy się na digitalizację części archiwum, nie zamyka to ścieżki digitalizacji pozostałych teczek w przyszłości.

Zamiana dokumentacji z papierowej na cyfrową przebiega według poniższego schematu:

Proces digitalizacji jest stosunkowo prosty, ale ze względu na liczbę dokumentów do zeskanowania zazwyczaj jest czasochłonny. Zdarza się, że właśnie ten argument przeważa, gdy trzeba podjąć decyzję o przystąpieniu do cyfryzacji akt osobowych. A gdyby tak wszystko przebiegało szybko i sprawnie?

Czy sprawna digitalizacja archiwum jest możliwa?

Tak, należy tylko odpowiednio przygotować dokumentację. Oto kilka czynności, które może wykonać dział HR, by przyśpieszyć ten proces:

✔︎	ograniczyć zbiór digitalizowanych teczek do dokumentacji pracowników aktualnie zatrudnionych, natomiast akta pracowników zwolnionych pozostawić w postaci papierowej,
✔︎	użyć dedykowanego oprogramowania, które automatycznie z treści dokumentu wyodrębni niezbędne metadane,
✔︎	skorzystać z rozwiązania wyposażonego w masowe wczytywanie plików wraz z metadanymi, co pozwoli na sprawne połączenie dokumentu z teczką konkretnego pracownika oraz odpowiednią częścią akt osobowych.

Ręczne skanowanie 5 tys. teczek trwa ok. 6 miesięcy, automatyzacja tego procesu skraca czas do 1 miesiąca!

Dedykowanie oprogramowanie CodeRed, pozwala skrócić czas przygotowania cyfrowych odwzorowań dokumentacji papierowej nawet o ponad 80%! To innowacyjne rozwiązanie przechwytuje dane ze skanera, a następnie interpretuje treść za pomocą technologii OCR, odczytu adaptacyjnego i innych zaawansowanych rozwiązań.

^{Michał Woś dyrektor sprzedaży CodeRed*}

Posłuchaj podcastu

Wiele firm przystępując do transformacji cyfrowej dokumentacji pracowniczej decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która zajmuje się przygotowaniem cyfrowego odwzorowania dokumentacji papierowej zgodnie z wytycznymi rozporządzenia. Takie podejście pozwala na:

✔︎	zminimalizowanie zakresu prac nad transformacją cyfrową teczek realizowaną przez zespół HR,
✔︎	oddelegowanie kwestii odpowiedniej jakości technicznej odwzorowania cyfrowego dokumentów do specjalistów,
✔︎	przyspieszenie digitalizacji dokumentów dzięki zastosowaniu sprawdzonych procedur i zaawansowanych technologii.

*Cytat pochodzi z cyklu podcastów „Praktycznie o digitalizacji HR”. Posłuchaj całości

3. Mobilny podpis kwalifikowany

Elektroniczny podpis (certyfikat) kwalifikowany to kolejny przystanek na drodze do kompleksowej transformacji cyfrowej HR. Zastosowanie mobilnego podpisu kwalifikowanego pozwala rozszerzyć grupę użytkowników posługujących się certyfikatem kwalifikowanym i umożliwić pracownikom podpisywanie umów, aneksów i innych dokumentów kadrowych na smartfonie.

Dzięki tej możliwości osobista obecność pracownika w dziale HR nie jest konieczna! Wystarczy kilka kliknięć w ekran smartfona, bez konieczności podłączania dodatkowych urządzeń (takich jak czytnik i karta), by podpisać elektroniczną umowę lub zmianę warunków zatrudnienia.

Jesteśmy pewni, że mobilne podpisy docenią nie tylko pracownicy, ale również menedżerowie, którzy reprezentują pracodawcę w procesach zatrudnienia i dzięki temu rozwiązaniu mogą podpisać dokumenty w każdym momencie, gdy tylko jest to potrzebne.

Elektroniczny podpis kwalifikowany jest
tak samo wiążący, jak podpis własnoręczny – nie tylko w Polsce, ale również na terenie całej Unii Europejskiej.

Czy to jest bezpieczne?

Tak, mobilny podpis kwalifikowany jest bezpieczny. Jest kilka elementów, które stanowią mocną przewagę bezpieczeństwa podpisu elektronicznego nad tradycyjnym:

1.	podmiot uprawniony do wydania podpisu przeprowadza bardzo dokładny proces weryfikacji,

2.	dostępu do podpisu kwalifikowanego broni niemożliwy do złamania algorytm,

3.	właściciel jako jedyny posiada dostęp do swojego podpisu i do poświadczeń (PIN, PUK),

4.	tylko właściciel podpisu ma kartę kryptograficzną lub dostęp do bezpiecznego urządzenia w chmurze,

5.	dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym jest zabezpieczony przed zmianą.

Synergia rozwiązań Unit4 Polska i mobilnego podpsiu SimplySign przynosi wymierne korzyści.

4. Teta ME – samoobsługa w procesach kadrowych

Etapem scalającym przedstawione elementy digitalizacji jest Aplikacja Teta ME, czyli integralna część oprogramowania Teta HR, która daje pracownikowi dostęp do kadr 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Można z niej korzystać z dowolnego miejsca na świecie, z poziomu urządzeń połączonych z internetem. Aplikacja umożliwia samoobsługę w realizacji indywidualnych potrzeb z obszaru HR.

Dla pracownika

Dzięki aplikacji Teta ME każdy pracownik może wykonać wiele czynności samoobsługowych, takich jak:

✔︎	przeglądać dokumenty ze swoich akt osobowych,
✔︎	podpisać umowy, aneksy i inne dokumenty kadrowe, trafiające do jego indywidualnej elektronicznej teczki,
✔︎	złożyć wniosek o urlop,
✔︎	zawnioskować o zmianę danych osobowych, np. w przypadku zmiany adresu lub nazwiska, czy rachunku bankowego,

	✔︎	zawnioskować o objęcie ubezpieczeniem członka rodziny,
	✔︎	złożyć deklarację na temat pracy w porze nocnej i nadgodzinach oraz oświadczenia wpływające na naliczanie podatków,
	✔︎	pobrać pasek płacowy, czyli szczegółową informację o naliczonych wynagrodzeniach, potrąceniach i kwocie wypłaty,
	✔︎	zgłosić sprawę pracowniczą do działu HR, np. potrzebę wystawienia zaświadczenia o zarobkach.

Dla menedżera

Menedżer jest odpowiedzialny za inicjowanie procesów kadrowych. W przypadku zatrudniania pracowników jest pierwszym ogniwem łączącym ich z przedsiębiorstwem. Obsługę pracowników, pozyskanie danych, inne biznesowe kwestie dotyczące pracownika ustala menedżer. Dlatego tak istotne jest, by w obszarach, które zajmują mu sporo czasu, mógł doświadczyć rzeczywistego wsparcia. W tym zakresie bardzo pomocne jest Teta ME, które pomaga poprawić efektywność w zarządzaniu zespołem.

Każdy kierownik zespołu ma możliwość:

✔︎	wnioskowania o zatrudnienie i zmianę warunków zatrudnienia dla swoich pracowników i zleceniobiorców,
✔︎	akceptowania elektronicznych wniosków swoich podwładnych,
✔︎	realizacji sesji podwyżkowych,

	✔︎	efektywnego zarządzania czasem pracy, w tym godzinami nadliczbowymi pracowników,
	✔︎	monitorowania ruchu zatrudnienia, absencyjności, efektywności pracy w podległym zespole.

Rozwiązanie Teta ME sprawia, że pracownicy i menedżerowie zyskują mobilny dostęp do ważnych dla nich informacji, co pozwala podejmować im lepsze decyzje i ogranicza liczbę pytań i próśb kierowanych do działów HR.

Wystarczy jedno kliknięcie, a wnioski będą zaakceptowane, sprawy załatwione. W zarządzaniu zespołem pomaga także rozbudowany system raportów.

Jakie funkcjonalności oferuje Teta ME?

Aplikacja ma wiele kluczowych funkcji, których przeznaczeniem jest zaangażowanie pracowników i menedżerów w procesy HR-owe:

^{1. Wnioski menedżerskie}

Poprzez elektroniczne wnioski menedżer inicjuje procesy: zatrudnienia, przedłużenia umowy, zmiany warunków zatrudnienia, zawarcia nowej umowy cywilnoprawnej, wystawienia rachunku do tej umowy. Użytecznym narzędziem jest „Przegląd wynagrodzeń”, pozwalający na wersjonowanie proponowanych podwyżek.

^{2. Wnioski pracownicze}

Pracownik ma możliwość sprawdzenia i aktualizacji swoich danych osobowych, takich jak: adres, rachunek bankowy czy ubezpieczenie rodziny. Może zarejestrować pracę w nadgodzinach oraz w czasie wolnym, wynikającym z dodatkowej pracy, a także aktywnie zgłaszać bieżące potrzeby wymagające obsługi działu HR.

^{3. Obsługa urlopów}

Urlopy to obszar, w którym odbywa się zarówno ich planowanie, jak i obsługa wniosków urlopowych. Pracownicy oraz menedżerowie korzystają z ułatwień oferowanych przez aplikację, która zadba o zgodność urlopu z przysługującym wymiarem oraz poinformuje o pozostałych do wykorzystania dniach i godzinach.

^{4. Zarządzanie czasem pracy}

Planowanie grafików oraz rozliczenie czasu przepracowanego to najbardziej złożony obszar na styku biznesu i HR. Oprogramowanie, które automatycznie sprawdza zgodność harmonogramu z przepisami, wylicza dopłaty nadgodzin oraz podpowiada, jak wyeliminować niezgodności rozliczenia – doceni każdy kierownik.

^{5. Dostęp do PIT-ów, pasków i e-teczek}

Wygodny, mobilny i bezpieczny dostęp do swojej dokumentacji jest kluczem do dobrych doświadczeń pracowników w świecie cyfrowego HR-u. Możliwość pobrania paska wynagrodzeń, szybki dostęp do PIT-11 i akt osobowych to podstawa elektronicznej samoobsługi pracowniczej.

Możemy posłużyć się tym przykładem oprogramowania Unit4 Teta, aby pokazać, jaką rolę odgrywa technologia w firmie Schneider. W tym przypadku mamy do czynienia z narzędziem lokalnym, bo uznaliśmy, że z powodu złożoności listy płac w firmie Schneider potrzebujemy lokalnego narzędzia, które dostosowane jest do obowiązujących lokalnie przepisów. Jest w pełni zintegrowane i samoobsługowe, co ogranicza liczbę punktów styku. Jest też mobilne, co pozwala użytkownikom na korzystanie z danych w dowolnym miejscu. Mogą też z dowolnego miejsca wprowadzić swoje nieplanowane wcześniej absencje lub wniosek o urlop. Oprócz tego narzędzie od Unit4 Teta dostarcza też znakomitego materiału analitycznego oraz pomaga w zarządzaniu czasem i listami płac.

^{Pierre-Yves Dauvergne Vice Prezes HR Services Europe Schneider Electric*}

Obejrzyj nagranie

_{*Cytat pochodzi z wystąpienia Pierre-Yves Dauvergne podczas konferencji Teta Sessions 4U w 2021 r.}_{Obejrzyj nagranie}