KROK 1

**Dlaczego digitalizacja HR to konieczność**

Inwestycja w digitalizację wielu obszarów zarządzania przedsiębiorstwem to dzisiaj konieczność. I nie jest to pusty frazes, często przewijający się podczas biznesowych spotkań, rozmów czy debat. Za tym rozwiązaniem przemawiają konkretne argumenty, których lekceważenie może zaważyć na przyszłości organizacji.

Dopiero konieczność zmierzenia się z wyzwaniami ostatnich kilku lat wpłynęła na zwiększenie nacisku na digitalizację w biznesie. Przedsiębiorcy w obliczu konieczności wprowadzenia licznych zmian w trybie i formie pracy postanowili zwiększyć nakłady na cyfryzację. Znaczący wzrost zainteresowania digitalizacją różnych procesów back office jest wyraźnie wyczuwalny.

W tej części naszego poradnika omówimy kilka kluczowych koncepcji uzasadniających konieczność wejścia na ścieżkę technologicznego rozwoju w procesach HR. Organizacja pracy w działach kadrowo-płacowych jest bowiem obecnie jednym z najbardziej newralgicznych punktów w wielu firmach.

Już w 2017 roku wyniki badań McKinsey Global Institute wskazywały, że cyfryzacja ma ogromny wpływ na warunki i sposób pracy.
Z kolei według raportu E&Y Polska z 2024 r., 84% badanych firm określiło cyfrową transformację jako priorytet, podczas gdy w 2020 r. zrobiło to jedynie 38% firm.

Prawo

Pierwszym czynnikiem, który umożliwił dalsze kroki w kierunku digitalizacji procesów HR były nowelizacje w prawie. Ustawodawca rozpoczął tym samym kierunek zmian, który prawdopodobnie w przyszłości będzie kontynuowany.

^{Jak było?}

Każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z obowiązującymi do stycznia 2019 r . przepisami przedsiębiorcy musieli przechowywać dokumenty swoich pracowników w formie papierowej aż przez 50 lat po ustaniu stosunku pracy.

Ówczesne przepisy wymagały od pracodawców prowadzenia akt pracowniczych w formie papierowej. Większe firmy musiały wygospodarować dużą powierzchnię na archiwa, dla mniejszych wyzwaniem był obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia pomieszczeń dedykowanych przechowywaniu dokumentacji. Stanowiło to poważne obciążenie zarówno organizacyjne, jak i kosztowe.

^{Jak jest?}

Od stycznia 2019 r. weszły w życie nowelizacje ustaw Kodeksu Pracy oraz Ustawy o emeryturze i rencie, które wprowadziły dwie znaczące zmiany:

✔︎	skrócenie okresu przechowywania teczek z 50 do 10 lat,

✔︎	możliwość wyboru formy (papierowej lub elektronicznej), w jakiej będą prowadzone teczki pracownicze.

Szczegółowe informacje dotyczące zakresu, sposobu i warunków prowadzenia oraz przechowywania akt, a także zasady dotyczące przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369).

Przepisy rozporządzenia jasno wskazują, w jaki sposób należy obsługiwać teczki pracownicze. Zdarza się jednak, że przedsiębiorcy mają wątpliwości co do zasadności implementowania specjalnego systemu do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej.

Ich przeświadczenie często jest takie, że wystarczy przygotować wspólne zasoby sieciowe z odpowiednią strukturą, w których część dysku zostanie podzielona na katalogi i podkatalogi zawierające dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej. Takie podejście niesie dla pracodawcy ryzyko, wynikające ze szczegółowych wymagań przedstawionych w rozporządzeniu.

^{Jak będzie?}

Obserwując trendy w zarządzaniu procesami HR możemy być pewni, że w kolejnych latach doczekamy się nowych regulacji prawnych, usprawniających pracę działów kadrowo-płacowych. Najnowsze projekty, np. zmian w Kodeksie pracy czy ustawie o podatkach od osób fizycznych, zakładają równoważność postaci pisemnej i elektronicznej dla wielu dokumentów procesowanych na linii pracownik-pracodawca.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej jasno określa wymagania, które należy spełnić, by prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej. Mam wątpliwości co do tego, czy ktoś byłby w stanie sprostać tym wymaganiom obsługując procesy ręcznie. Potrzebny jest system, który będzie zawierał elementy wynikające z rozporządzenia, takie jak: uporządkowanie dokumentacji, jej zabezpieczenie, dostępność dla osób upoważnionych, metadane samych dokumentów. Oczywiście nie można wykluczyć, że uda się zorganizować prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej bez osobnego oprogramowania, może to być jednak trudne i na ten moment na pewno nie znam żadnego takiego przykładu z praktyki.

^{Karol Brucko-Stępkowski radca prawny}^{z Kancelarii SBS we Wrocławiu*}

Posłuchaj podcastu

*Cytat pochodzi z cyklu podcastów „Praktycznie o digitalizacji HR”. Posłuchaj całości

Pandemia

Mocnym argumentem przemawiającym za koniecznością cyfryzacji HR są niedawne doświadczenia pandemiczne, których skutki wciąż odczuwamy. Niespodziewana sytuacja zmusiła cały świat do przewartościowania wielu kluczowych kwestii zarówno w obszarze prywatnym, jak i zawodowym. Miliony pracowników musiało się przystosować do nowych warunków wykonywania swoich obowiązków. Początki były trudne, bowiem standardowe procedury i regulaminy firmowe z dnia na dzień musiały zostać dopasowane do nowej rzeczywistości.

Upowszechniły się komunikatory online, do użytku weszły wirtualne tablice wyposażone w odpowiednie gadżety i mechanizmy, które umożliwiały prowadzenie spotkań, warsztatów czy szkoleń. To, co początkowo wydawało się zbyt futurystyczne, z czasem stało się normą. Nowoczesne narzędzia tak bardzo zakorzeniły się w codzienności, że prawdopodobnie poprzedni model pracy już nie wróci.

Działania umożliwiające komunikację udało się w miarę sprawnie zaadoptować, jednak inne obszary w przedsiębiorstwach wymagały więcej czasu na dostosowanie się oraz odpowiedniego i jakościowego wsparcia ze strony specjalistów. Mówimy tutaj o procesach zachodzących w działach kadrowo-płacowych, gdzie większość wykonywanych czynności obwarowana jest licznymi przepisami i terminami, których przekroczenie skutkuje poważnymi konsekwencjami w postaci kar finansowych.

Słyszę sygnały z rynku, że jest za późno na brak digitalizacji. Po pierwsze, ze względu na kontynuację biznesu w obliczu różnych zagrożeń, takich jak pandemia. Przekonaliśmy się, że w firmach, które już wcześniej zainwestowały w digitalizację, w tym digitalizację HR, przejście na pracę zdalną i obsługę zdalną pracowników, było bardzo szybkie i efektywne. Natomiast w tych, które jeszcze tego nie zrobiły, brak rozwiązań cyfrowych może zagrażać ich konkurencyjności i rozwojowi, ponieważ cyfryzacja wspiera też skalowalność firmy i rozwiązań.

^{Tina Sobocińska, liderka networku}^{Digital HR Champions*}

Posłuchaj podcastu

*Cytat pochodzi z cyklu podcastów „Praktycznie o digitalizacji HR”. Posłuchaj całości

Digitalizacja HR – pewność ciągłości procesów

Firmy, które już wcześniej weszły na drogę cyfryzacji HR, nie odczuły w tym okresie znaczących utrudnień, a ich procesy kadrowe przebiegały bez większych zakłóceń. Dzięki wprowadzeniu elektronicznych teczek, upowszechnieniu elektronicznych podpisów kwalifikowanych oraz dostępności różnorodnych wniosków elektronicznych, pracownicy mogą samodzielnie obsługiwać wiele procesów, a menedżerowie sprawniej zarządzać zespołem.

Wspomniane narzędzia umożliwiają m.in.: sprawdzenie najpotrzebniejszych informacji, np. paska z wypłatą, liczby pozostałych dni urlopu, elektronicznych zawnioskowań w pilnych sprawach lub podpisanie dokumentu elektronicznym podpisem.

Te rozwiązania pozwoliły na kontynuację pracy w lockdownie, bowiem wszystkie procesy mogły odbywać się bez osobistych spotkań pracowników ze specjalistami HR, a naliczanie i wypłata wynagrodzeń była możliwa również z miejsca wykonywania czynności służbowych, czyli w większości przypadków – z domu.

Od 2020 roku widoczna jest tendencja wzrostowa w zainteresowaniu działów HR oprogramowaniem, które cyfryzuje procesy kadrowo – płacowe i umożliwia samoobsługę pracowników i menedżerów. Można więc powiedzieć, że pandemia COVID-19 była katalizatorem zmian w kierunku digitalizacji.

Potwierdzeniem tej tezy jest fakt, że 21 lipca 2020 roku przywódcy Unii Europejskiej zdecydowali przeznaczyć 1074,3 mld euro na inwestycje w latach 2021-2027. Głównymi obszarami wparcia ma być właśnie transformacja cyfrowa i ekonomiczna.

Rozwój

Zmiana technologiczna trwa i nic nie wskazuje na to, że coś ją zatrzyma. Wraz z nią zmieniają się też oczekiwania pracowników.

Współczesnego pracownika nie będzie satysfakcjonował dostęp do tzw. „kiosku pracowniczego”, w którym skorzysta z kilku funkcji, np. zgłosi wniosek o urlop lub sprawdzi pasek wynagrodzeń. O wiele wygodniejsza dla niego będzie realizacja tych zadań na swoim smartfonie oraz dostęp do własnych akt osobowych czy możliwość podpisania nowej umowy lub aneksu online bez obawy, że ktoś przypadkowy zerknie na jego dane osobowe lub znajdzie zapomniany wydruk z wynagrodzeń na wspólnej drukarce.

^{Gen cyfryzacji}

Pod rozwagę należy wziąć jeszcze jeden aspekt – na rynek pracy weszło właśnie pokolenie Z – oni digitalizację mają już w genach. Wychowali się używając technologii mobilnych, realizują przy ich użyciu sprawy życia codziennego na każdym polu: od rozrywki przez zakupy, po umawianie wizyt u lekarza. Tego samego doświadczenia będą oczekiwać również na płaszczyźnie zawodowej od pracodawców: cyfrowej wersji akt osobowych i łatwego dostępu do nich. Poczują się wolni, gdy umowę będą mogli podpisać siedząc na kanapie w swoim salonie, na tarasie w swoim domu lub z każdego dowolnie wybranego miejsca.

Ten oczywisty przykład pokazuje kierunek, w którym podążają nowoczesne działy HR – digitalizacja większości procesów HR-owych. Wachlarz technologii używanych przy cyfryzacji powinien obejmować m.in.:

✔︎	elektroniczny obieg dokumentów,
✔︎	pracownicze teczki elektroniczne,
✔︎	integracje różnorodnych rozwiązań IT,
✔︎	usługi w chmurze,
✔︎	certyfikaty kwalifikowane.

Można by powiedzieć, że wdrożenie digitalizacji jest absolutnym must have w każdej organizacji. Nie tylko ze względu na pracowników już zatrudnionych, ale również tych, którzy być może będą ubiegać się o etat.

Zmiana technologiczna to szansa na nowe otwarcie i wyjście z utartych schematów pracy, w tym również z frustrującej rutyny specjalistów HR. Transformacja cyfrowa służy poprawie doświadczeń każdego pracownika.

Moim zdaniem jest to ewidentnie czas na digitalizację. Wiele firm ma już wdrożone rozwiązania, jednak teraz powinny je regularnie przeglądać, ponieważ technologie nieustannie się zmieniają. Zdarza się także, że firma ma „spaghetti technologiczne”, czyli inny system do rekrutacji, inny do administracji, do payroll’u i kolejne rozwiązanie do onboardingu. Ważne jest, żeby te systemy integrować, żeby ze sobą rozmawiały, bo nie ma większej frustracji, jak słaba jakość danych.

^{Tina Sobocińska, liderka networku}^{Digital HR Champions*}

Posłuchaj podcastu

*Cytat pochodzi z cyklu podcastów „Praktycznie o digitalizacji HR”. Posłuchaj całości

Dług technologiczny

Kwestia długu technologicznego nie jest tak oczywista, jak argumenty, które przedstawiliśmy we wcześniejszych rozważaniach. Zdarza się bowiem, że zarząd widząc koszty, jakie musi ponieść w związku z aktualizacją wykorzystywanych narzędzi i przejściem na bardziej nowoczesne metody – wybiera mniej optymalne rozwiązania lub całkowicie rezygnuje z tego typu działań. Tym samym zaciąga dług technologiczny w swoim przedsiębiorstwie.

Nieoptymalne rozwiązania techniczne utrudniają bądź uniemożliwiają realizację przyszłych celów firmy, a dalszy rozwój będzie możliwy dopiero po nadrobieniu zaległości.

Opłacalność

Celem każdego przedsiębiorstwa jest zwiększenie udziałów rynkowych i oczywiście osiąganie zysków. Dlatego też opłacalność ewentualnych inwestycji w technologie jest jednym z kluczowych parametrów branych pod uwagę podczas tworzenia planów biznesowych.

Argumentacja przedstawiona w powyższych podpunktach wskazuje, że rzeczywistość wymusza na pracodawcach wybór ścieżki zaawansowanej technologicznie. Przedsiębiorstwo, które w obliczu dynamicznych zmian nie będzie w stanie optymalizować swoich działań, a tym samym dostosować się do turbulentnego otoczenia, nie ma szans na umocnienie oraz poprawę swojej pozycji na rynku.

Wartym zaznaczenia jest fakt, że cyfryzacja obsługi pracowniczej nie jest obowiązkiem wynikającym z prawa pracy – jest możliwością, którą przedsiębiorstwo może rozsądnie wykorzystać, by osiągnąć sukces biznesowy.

Pierre-Yves Dauvergne Vice Prezes HR Services Europe Schneider Electric jest 3 czynniki przemawiające za cyfryzacją HR przekonany, że cyfryzacja procesów back-office jest strategicznym obowiązkiem każdej firmy, i to co najmniej z trzech powodów:

Z tych trzech powodów uważam, że warto jest inwestować w cyfryzację zaplecza back-office.

^{Pierre-Yves Dauvergne Vice Prezes}^{HR Services Europe Schneider Electric*}

Obejrzyj nagranie

_{*Cytat pochodzi z wystąpienia Pierre-Yves Dauvergne podczas konferencji Teta Sessions 4U w 2021 r.}_{Obejrzyj nagranie}

3 czynniki przemawiające za cyfryzacją HR

1.	^zarząd^{– wymaga, by efektywność procesów stale wzrastała, tym samym znacząco podnosząc konkurencyjność firmy.}

2.	^{liderzy zespołów}^{– potrzebują narzędzi do zarządzania zespołem, a jednocześnie nie chcą zagłębiać się w zawiłości prawa pracy.}

3.	^środowisko^{– przyjazne miejsce, w którym załatwienie sprawy pracowniczej jest intuicyjne i dostępne w każdej chwili.}

Korzyści

Specjaliści odpowiedzialni za innowacje i transformację w HR jednogłośnie twierdzą, że obecnie jedną z głównych zalet w digitalizacji jest zachowanie ciągłości i umożliwienie efektywnej pracy działów administracji kadrowej bez względu na tryb pracy: zdalny, hybrydowy czy stacjonarny.

Ponadto cyfryzując ten obszar można odnieść dodatkowe korzyści, takie jak:

	✔︎	odzyskanie powierzchni przeznaczonych na papierowe archiwa,
	✔︎	eliminacja kosztów wynajmowania archiwów zewnętrznych,
	✔︎	ułatwienie i obniżenie kosztów przeprowadzki do nowej siedziby,
	✔︎	brak konieczności zwiększenia powierzchni archiwum z powodu rotacji pracowników,
	✔︎	stałość kosztów niezależnie od tego, jak dużo dokumentów zawierają teczki pracowników o specjalistycznych kwalifikacjach.

Dzięki digitalizacji HR zyska nie tylko firma czy pracownicy, ale też środowisko. Wspólnie uchronimy drzewa i oszczędzimy naturę przed zaśmiecaniem. Korzyści w tym przypadku będą wymierne i znaczące!

Możesz mieć pewność, że przeniesienie tradycyjnego archiwum do świata cyfrowego pozwoli:

	✔︎	przyspieszyć proces prowadzenia akt,
	✔︎	uzyskać dostęp do akt z każdego miejsca, poza siedzibą biura czy archiwum,
	✔︎	znacząco skrócić czas wyszukiwania dokumentów,
	✔︎	poprawić jakość teczek pracowników,
	✔︎	zredukować koszty:

Jak wynika z powyższych analiz, kierunek zmian wydaje się oczywisty, jednak gotowość firm do 100 % digitalizacji HR jest na różnym poziomie. Odpowiadając więc na tytułowe pytanie – tylko dopasowane, nowoczesne technologie są gwarantem ciągłości procesów biznesowych i stanowią o konkurencyjności firmy na rynku.